Persónuverndarstefna Matfélagsins ehf.

Yfirlýsing um persónuvernd

Matfélaginu ehf., sem rekur fjölmiðilinn og vefverslunina Matland, er umhugað um að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem fyrirtækið meðhöndlar. Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða ytri hagsmunaaðila Matfélagsins, svo sem viðskiptavini, verktaka, tengiliði viðskiptavina og birgja, ráðgjafa og umsækjenda, hér eftir sameiginlega nefnt tengiliðir. Í persónuverndarstefnu Matfélagsins kemur fram í hvaða tilgangi persónuupplýsingum er safnað og hvernig farið er með slík gögn.

Persónuupplýsingar eru hvers kyns persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til tiltekins einstaklings.

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum félagið safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Ábyrgð

Matfélagið ehf. vinnur eða meðhöndlar persónuupplýsingar sem fyrirtækið safnar ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili. Matfélagið er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru fyrirtækinu.

Söfnun og meðferð upplýsinga

Matfélagið safnar upplýsingum um viðskiptavini, birgja og aðra tengiliði sem fyrirtækinu er skylt að varðveita í samræmi við lög og reglur, samninga, samþykki hins skráða eða vegna annarra lögmætra hagsmuna félagsins.

Matfélagið safnar persónupplýsingum um viðskiptavini sína í þrennskonar tilgangi; til að veita þeim aðgang að vörum og þjónustu í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga, til að tryggja að þjónusta sé löguð að þeirra þörfum og til að miðla til þeirra upplýsingum í markaðslegum tilgangi.

Matfélagið safnar einungis upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að veita ráðgjöf eða þjónustu hverju sinni. Kjósi viðskiptavinur að veita ekki persónuupplýsingar kann það að leiða til þess að Matfélagið geti ekki veitt umbeðna þjónustu.

Matfélagið safnar upplýsingum frá umsækjendum í því skyni að meta hversu vel umsækjandi hentar í tiltekið starf og til að geta haft samband við umsækjanda og umsagnaraðila.

Matfélagið viðheldur lista yfir viðtakendur markaðsefnis frá fyrirtækinu. Viðtakendur geta á hverjum tíma óskað eftir að vera teknir af þeim lista. Á viðburðum félagsins kunna að vera teknar myndir sem síðar eru birtar á netinu og í öðrum miðlum. Ef viðburðir okkar eru teknir upp á myndband er leitast við að upplýsa um það sérstaklega á viðburðinum sjálfum.

Persónuupplýsingar sem Matfélagið vinnur um viðskiptavini, birgja og tengiliði

Matfélagið safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um þig eftir því hvort þú ert sjálf/ur í viðskiptum við félagið eða hvort þú komir fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið.

Eftirtaldar upplýsingar eru dæmi um persónuupplýsingar viðskiptavina sem unnið er með í skilningi persónuverndarlaga:

• upplýsingar um tengilið, svo sem nafn, kennitala, netfang, símanúmer og starfsheiti.
• samskiptasaga og tölvupóstsamskipti.
• reikningsupplýsingar, m.a. upplýsingar um virðisaukaskattsnúmer og séróskir varðandi reikningagerð.

Auk framangreindra upplýsinga kann Matfélagið einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem viðskiptavinir eða tengiliðir viðskiptavinar láta félaginu sjálfir í té sem og upplýsingar sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess. Upplýsingarnar eru unnar fyrst og fremst til að geta efnt formlega og óformlega þjónustusamninga við viðskiptavini félagsins og til að sinna öðrum þeim skyldum sem leiða af þjónustu við viðskiptavini, en einnig fer vinnslan fram á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar af því að tryggja að viðskiptavinir félagsins fái góða þjónustu.

Að meginstefnu aflar Matfélagið persónuupplýsinga beint frá viðskiptavini eða tengilið hans. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðja aðila, t.d. Credit Info, stjórnvöldum, dómstólum og öðrum þjónustuaðilum viðskiptavina.

Persónuupplýsingar sem Matfélagið vinnur um umsækjendur

Eftirtaldar upplýsingar eru dæmi um persónuupplýsingar umsækjenda sem unnið er með í skilningi persónuverndarlaga:

Grunnupplýsingar, m.a.:
Nafn
Kennitala
Kyn
Þjóðerni
Heimili
Símanúmer á heimili
Farsímanúmer
Persónulegt netfang
Menntun
Fyrri störf

Aðrar upplýsingar, m.a.:
Starfsferilsskrá
Kynningarbréf
Meðmælabréf
Mynd af umsækjanda

Að meginstefnu aflar Matfélagið persónuupplýsinga beint frá umsækjendum. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðja aðila, t.d. þjóðskrá og vinnsluaðilum svo sem ráðningarskrifstofum.

Umsóknum um starf og öllum persónuupplýsingum umsækjenda er eytt eftir 6 mánuði frá því að umsókn berst eða hefur verið uppfærð. Umsækjandi getur hvenær sem er sent tölvupóst á netfangið matland@matland.is og óskað eftir að gögnum sínum sé eytt.

Miðlun persónuupplýsinga

Matfélagið nýtir ekki persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þær voru fengnar til. Félagið geymir ekki persónuupplýsingar lengur en nauðsynlegt þykir í samræmi við lög, reglur eða ákvæði samninga sem félagið hefur gert.

Matfélagið miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að lagaheimild standi til þess, að fengnu samþykki einstaklings eða í samræmi við ákvæði samninga sem félagið hefur gert. Matfélagið er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er þjónustuveitandi eða verktaki á vegum fyrirtækisins, og þá í þeim tilgangi að ljúka við verkefni eða veita viðskiptavinum þjónustu eða vöru samkvæmt samningi. Matfélagið afhendir vinnsluaðilum einungis þær persónuupplýsingar sem þykja nauðsynlegar til að ná framangreindum tilgangi.

Í þeim tilfellum þegar vinnsluaðili eða annar þriðji aðili fær aðgang að persónuupplýsingum, tryggir Matfélagið trúnað og að gögnum sé eytt að vinnslu lokinni. Matfélagið leigir ekki eða selur persónulegar upplýsingar sem tengjast viðskiptavinum eða öðrum samstarfsaðilum.

Öryggi gagna

Matfélagið leggur áherslu á að tryggja varðveislu persónuupplýsinga á öruggan hátt. Matfélagið tryggir að viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir séu gerðar til að tryggja örugga meðferð gagna hverju sinni.

Persónuverndarstefna Matfélagsins er endurskoðuð reglulega og stefna fyrirtækisins er að hún sé skýr og berorð um hvernig fyrirtækið safnar persónuupplýsingum og í hvaða tilgangi upplýsingarnar eru notaðar. Matfélagið áskilur sér rétt til þess að breyta persónuverndarstefnunni hvenær sem er, án fyrirvara. Ný útgáfa skal auðkennd með útgáfudegi. Persónuverndarstefnu Matfélagsins má finna á www.matland.is. Allar fyrirspurnir um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu Matfélagsins skal senda á netfangið matland@matland.is.